檔案管理是一項系統而龐大的工作內容。各大企事業單位都有各種復雜的檔案資料。隨著時間和業務的發展，內部檔案管理條件和存儲空間已不能滿足自身業務發展積累的文件資料需求。大多數企業選擇外包管理，但也涉及到后期檔案的使用和安全。如何在有限的空間內安全保存和利用最大容量的檔案，是企業內部檔案管理亟待解決的問題。

RFID技術的出現為檔案的數字化管理提供了另一種可能。

RFID它是一種通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據的非接觸式自動識別技術。RFID應用系統具有非接觸、距離遠、精度高、信息收集處理自動快速、環境適應性好等優點，可取代傳統的檔案管理手動輸入，由于其先進的自動識別功能，可以簡化借款流程，減少庫存查找工作量，配合智能密集架管理系統和檔案綜合管理系統完成倉庫準確定位和狀態查詢。

中著RFID實體檔案管理是集實體檔案安全管理、檔案流通管理、檔案倉庫設備管理于一體的集中式數字化管理系統。系統應用架構分為采集層、應用層和顯示層三個邏輯層。

采集層：讀寫器(RFID通道、集成讀寫器、手持機等。)讀取文件盒的電子標簽數據，然后通過網絡或其他方式傳輸到服務器。

應用層：實現應用層RFID檔案管理應用功能包括標簽管理、入館管理、出館管理、咨詢管理、庫存管理、統計分析、擴展應用等。

顯示層：用戶可通過顯示層使用PC終端、手持機、顯示屏等登錄系統。底層平臺支持國內主流信息基礎設施。

通過RFID實體檔案管理系統完成了一系列聯動的集中控制，最終實現了檔案倉庫的智能化管理。它可以最大限度地節省檔案管理的人力、物力和財力，幫助企業完成檔案的數字化管理。