RFID根據(jù)其工作頻段可分為低頻125~134kHz，高頻13．56MHz，超高頻915MHz微波(2.45)GHz)RFID等等。該技術(shù)利用磁場互感原理讀取物體信息，具有邊界清晰、特征明顯、磁場分布規(guī)律性強(qiáng)、人體安全、射頻識別密碼保護(hù)、安全性高等特點(diǎn)，被各行各業(yè)廣泛使用，檔案館無非如此。

現(xiàn)代檔案館的智能化管理是現(xiàn)代檔案館的結(jié)合RFID技術(shù)和信息處理技術(shù)通過中央信息管理系統(tǒng)檢測檔案的準(zhǔn)確位置，控制檔案中的各種智能設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化和系統(tǒng)化，確保檔案管理的安全。

入庫時(shí)，檔案袋或檔案盒會粘貼一個(gè)RFID標(biāo)簽通過標(biāo)簽與系統(tǒng)中的信息綁定。讀寫器掃描檔案時(shí)，會讀取標(biāo)簽信息，系統(tǒng)會自動搜索檔案的相關(guān)內(nèi)容。

使用智能密集架進(jìn)行檔案管理是一種自動模式。檔案上架時(shí)，將檔案隨意放置在智能密集架的空余位置和智能密集架中RFID天線板將自動打開掃描模式，將檔案位置與檔案信息綁定并反饋給系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)可通過設(shè)置自動刷新，實(shí)時(shí)更新架體內(nèi)的檔案位置及相關(guān)信息，即使檔案無序上架，也可有序管理。

借閱檔案時(shí)，通過RFID技術(shù)綁定了用戶的借閱卡信息。用戶到圖書館員工作站刷借閱卡借閱，管理人員根據(jù)用戶需求查詢檔案位置，系統(tǒng)自動點(diǎn)亮密集架中檔案的具體位置，管理人員到相應(yīng)位置取文件，用戶完成借閱程序取文件。

檔案歸檔時(shí)，用戶在圖書館員工作站辦理歸還手續(xù)、標(biāo)簽讀寫、借閱卡等手續(xù)，完成檔案歸還。管理人員通過系統(tǒng)掃描標(biāo)簽信息，查閱檔案歸還位置，并根據(jù)系統(tǒng)和密集架指示燈提示將檔案放在正確位置。

檔案盤點(diǎn)時(shí)，通過中央處理系統(tǒng)啟動盤點(diǎn)程序，密集架RFID天線板自動掃描和讀取架體內(nèi)的檔案位置和信息，發(fā)現(xiàn)異常或丟失時(shí)自動提示并報(bào)警。

RFID應(yīng)用使檔案管理智能化，自動化邁出了一大步，自動準(zhǔn)確地確定了檔案的位置和狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)過程中的無人管理，大大提高了工作效率，避免了人工操作中存在的一些問題，提高了加密檔案的安全性。