1. 項目背景

1.1面向對象

江湖衛士智慧檔案管理系統是依托互云計算、大數據、RFID技術、數據庫技術、AI、視頻分析技術對檔案進行統一管理、分析的信息化、智能化、規范化的系統。

近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，隨著檔案事業規模的擴大，檔案數量也逐日增多，種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。檔案館管理的信息化迫切需要一種更先進、更完善的自動化管理系統解決方案。在這種背景下基于射頻識技術(簡稱RFID)的檔案管理系統便應運而生。

RFID檔案管理系統是以先進的RFID技術為基礎，結合數據庫技術、面向對象開發技術、信號處理、微弱信號檢測等技術，構建的實體檔案信息管理系統，實現了實體檔案的數字化管理和流通環節管理、檔案倉庫管理、提高了檔案館對檔案全部業務流程的精確監控管理。

1.2檔案館需求與建設目標

江湖衛士RFID檔案管理系統是以先進的RFID技術為基礎，結合數據庫技術、面向對象開發技術、信號處理、微弱信號檢測等技術，構建的實體檔案信息管理系統，實現了實體檔案的數字化管理和流通環節管理、檔案倉庫管理、提高了檔案館對檔案全部業務流程的精確監控管理。

本系統采用B/S架構，通過瀏覽器方式登錄，通過倉庫盤點，依靠該系統實現檔案實體清點和排架的信息化管理。不僅能掌握準確的檔案數量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，從而提高檔案庫房管理的效率。

通過對檔案密集架層格及粘貼有RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助排架、查找和統計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數據模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

通過網上辦理借閱、歸還業務提高檔案館業務辦理速度。借閱大廳開設自動查詢服務(查詢機)、倉庫管理員裝配移動手持機提高尋找檔案的效率。

檔案管理系統的應用是RFID多項技術的綜合應用，應用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。

智能化庫房實管理系統現對庫房進行綜合性、智能化管理過程。系統可與原有館藏檔案系統實現無縫銜接，并對庫房進行模擬和綜合管理功能。對檔案實體采用RFID技術對檔案實體進行智能化管理。

2. 系統整體思路

2.1系統應用架構




江湖衛士系統應用架構分為三個邏輯層次：采集層、應用層、展現層。

· 采集層：讀寫器(RFID通道、一體式讀寫器、手持機等)讀取電子標簽數據，然后通過網絡或其他方式傳輸至服務器。

· 應用層：在應用層實現RFID檔案管理應用功能，包括標簽管理、入館管理、出館管理、查閱管理、盤點管理、統計分析、擴展應用等。

· 展現層：用戶可以通過PC終端、手持機、顯示屏等方式登錄系統。

2.2電子標簽方案

本方案中江湖衛士主要推薦使用稻源生產的RFID檔案標簽，采用Label，敏感度良好， 廣泛應用于圖書、檔案、物流等行業。

2.2.1標簽信息設定

檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。

庫位標簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區間及數量。

2.2.2標簽的制作

標簽的制作建議采用Label，可以在上面打印信息，貼在客戶要求的位置。

2.2.3標簽安裝

在檔案標簽中，將電子標簽封成卡狀或不干膠紙質，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質材質，利于RFID標簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環使用從而降低儲存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內放置少量干燥劑。

3. 項目設計原則

本次江湖衛士RFID智慧檔案管理系統建設，在符合開發要求定義的基礎上，還要為系統的進一步發展和擴充留有充足的空間。設計中需要考慮食品安全溯源等其他發展，進行統一規劃和設計。由于本次項目建設以業務、數據為核心，設計原則具體如下：

· 滿足業務/管理需求原則

從實際需求出發，遵循業務/管理應用為主導優先原則，客戶最需要的業務數據為基礎，以實現食品安全溯源需求為目標。

· 統一規劃、標準規范

系統建設應采用“統一規劃、分步實施、統一標準、降低風險”的策略。在遵循管理規范的前提下，事先進行總體規劃設食品安全溯源系統設計和標準體系建設，分步進行建設。 總體規劃方案的設計要從簡單實用角度出發，遵循一體化原則，減少系統復雜性。

· 成熟先進

在保證成熟性、實用性、可靠性的前提下，系統建設在設計思想和實現技術兩方面都必須堅持先進性原則。

· 安全可靠原則

系統建設必須具有高安全性和高可靠性。要采用嚴格完善的安全措施，從網絡、系統、應用、用戶、數據等方面確保業務系統的可靠性和保密性，服務質量和信息安全是 IT 規劃、設計、建設方案的根本。必須考慮建立統一完善的安全標準、安全技術措施、安全管理制度，制定明確的數據分類保護等級規范， 建立統一的用戶管理和訪問控制機制。

· 易維護與擴展原則

系統應該具備安裝方便、配置方便、使用方便等特點。系統整體構架靈活，應提供簡單的維護工具，以滿足功能擴充的要求;同時，要能與其它信息系統有機結合，協同工作。

以上幾點相互關聯，相輔相成，構成了本次項目建設構成了的總體指導原則。

4. 業務功能介紹

江湖衛士RFID智慧檔案管理系統主要有如下功能：

標簽初始化

標簽在入庫之前讓專人發卡，給貨物貼標簽，標簽的信息包括檔案的種類、型號、出廠日期等信息。

電子標簽初始化主要完成檔案信息和電子標簽的綁定，寫入電子標簽編碼(EPC)，打印電子標簽信息，綁定標簽與檔案，驗證電子標簽等流通前的基礎工作。系統提供便捷的修改功能，可對電子標簽信息進行修改，并將修改情況記錄在系統中，同時還提供標簽修改功能。

出入庫管理

要實現無縫銜接，實現對檔案出入庫的自動記錄，包括自動登記檔案的出入庫時間、經手人等情況，便于及時了解檔案出入庫的情況信息。

檔案上架

檔案上架是模擬檔案實體上架的功能，要求通過檔案上架操作自動生成檔案的存放地址，實現檔案實體與檔案數據的自動關聯。可自動對檔案進行批量上架，包含檔案存放在哪號庫房、哪個密集架或者哪層上，上架后自動生成檔案的存放位置索引。

檔案移架

存放在庫房中的檔案，根據接收和鑒定情況，定期需要對其位置進行調整，檔案調整包含庫房間調整、密集架間調整、列間調整、同列內調整和同排內調整。

(1)庫房間調整：

要具有對檔案從A庫房調整至B庫房的功能，調整后，存放位置索引即更新到新庫房的密集架底下，從而實現對檔案的庫間調整。

(2)密集架間調整：

要具有對A密集架調整至B密集架，調整后，存放位置索引即更新到新的密集架底下，從而實現對檔案的密集架間調整。

(3)同列內調整：

要具備對同一個列內部的從A排調整至B排，調整后，存放位置索引即更新到新的排架底下，從而實現對檔案的同列內調整。

(4)列間調整：

要具有對同一個密集架內部的從A列調整至B列，調整后，存放位置索引即更新到新列底下，從而實現對檔案的列間調整。


(5)同排調整：

要具有對調整同一排檔案的前后順序的功能。

檔案檢索定位

要提供了檔案檢索功能，可根據查詢的關鍵字對檔案進行查詢，在查詢到所要查找的數據后，即可對檔案進行定位跟蹤，并通過點擊查看檔案目錄和檔案原文。

庫房統計

庫房統計是要提供了實時庫房統計功能，可自動統計如下信息：

(1)可自動統計每個庫房已存放檔案總量、還可存放檔案數量、庫房空置率情況等，也能自動統計各庫房存放檔案明細情況，如檔案種類、全宗、保管期限、密級等，同時還可以將各個密集架的空置情況進行自動統計匯總;


(2)系統還提供了自定義統計功能，可根據需要自定義各種條件進行分組統計，并將統計結果進行輸出。

檔案調閱歸還

系統與原有館藏檔案綜系統自動進行無縫銜接，并將有調出的檔案進行自動記錄，并進行顯示，密集架是智能型的，還能與其進行對接，將自動將所存放檔案的密集架打開，此時庫房管理員直接進入提取檔案即可。重復調閱時自動進行提醒。在調閱的檔案歸還后，密集架也會自動打開，庫房管理員直接將檔案放入即可，系統自動將借出標志進行恢復，以便下次進行再次調閱。

系統也要支持條碼識別功能，可通過掃描槍對條碼進行識別，然后自動定位需要歸還的密集架，從而實現歸還操作功能。

系統還會自動記錄每份檔案的調閱及歸還情況，以便及時、動態的反應庫房實體檔案的調閱情況信息，并能對其進行統計。

檔案盤點

倉庫工作人員進行盤點作業時只需通過RFID手持設備掃描。系統自動統計掃描數量，并與系統中根據日常操作記錄得出的理論數據進行差異對比，并可查看差異的庫位信息。