2009年年中，Smartfile文檔管理系統(tǒng)在花旗銀行正式啟動(dòng)。花旗銀行總部300多名員工，總部一層面積6000平方米。每天調(diào)用的文檔，平均800~1000份。而資料管理室每天需要外借和回收500份文檔。自2009年中到現(xiàn)今為止，花旗銀行應(yīng)用Smartfile，每天成功調(diào)用文檔的時(shí)間從原來平均35分鐘，提升到3分鐘，銷售人員的工作效率也大大提高。



      SmartFile是一個(gè)搜索文檔的智能管理工具，在這個(gè)文件夾上粘貼了SmartFile的標(biāo)簽。它適用于銀行、律師事務(wù)所和政府等機(jī)構(gòu)對(duì)文檔的管理。首先在軟件上，辦公室平面圖上出現(xiàn)一個(gè)文檔圖標(biāo)，指引您到某個(gè)辦公區(qū)域找尋文件，而在現(xiàn)場(chǎng)，標(biāo)簽上的LED燈和/或蜂鳴器能告訴您文件的準(zhǔn)確位置。標(biāo)簽的歷史軌跡清晰地顯示了文件在指定的時(shí)間內(nèi)的移動(dòng)記錄。

　　1、尋找文檔的苦惱
      
　　花旗銀行總部300多名員工，總部一層面積6000平方米。每天調(diào)用的文檔，平均800~1000份。而資料管理室每天需要外借和回收500份文檔。當(dāng)資料外借后，員工之間尋找和借用文檔存疑以下困難：
     
　　（1）資料管理室無法跟蹤外借的文檔所在員工處。

　　資料管理室只登記前往資料管理室(library)員工借還文檔的記錄。但是員工之間二次借用文檔的記錄，就無法實(shí)時(shí)更新，查詢時(shí)存在信息盲區(qū)。管理員或是員工只能通過OA郵件通知，尋找文件。
     
　　（2）資料管理室每天面臨海量借用記錄需錄入的工作量。手工錄入容易出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤。錄入信息存在滯后性，檢索的利用價(jià)值大大減低。
    
　　（3）當(dāng)員工休假或是外出公干，所有文檔必須鎖在抽屜中。銀行總部，要求員工外出或是下班后，必須把文檔放置進(jìn)文件柜，并且關(guān)鎖起來，每個(gè)員工存放的文件柜3~6個(gè)不等。但是所以文件存放的地方無法確認(rèn)，即使其他員工獲得上級(jí)批準(zhǔn)權(quán)限取出文件，也需要費(fèi)時(shí)尋找文檔。
     
　　(4) 往往在文檔丟失很長(zhǎng)一段時(shí)間后，才重新尋找。但是無法根究在二次借用的哪個(gè)環(huán)節(jié)，包括接手員工信息、時(shí)間、地點(diǎn)。

　　2. SmartFile脫穎而出，成為花旗銀行的應(yīng)用方案
     
　　原技術(shù)應(yīng)用： 花旗銀行原采用最為傳統(tǒng)的條碼文檔管理方式，在每個(gè)3.5寸硬件文件夾上，粘貼一個(gè)二維條碼。然后使用Symbol手持的條碼掃描儀一對(duì)一的掃讀ID。而員工的錄入信息是HF的員工卡輸入。以此關(guān)聯(lián)借還文檔和員工的信息。

　　3.Smartfile硬件部件介紹
　　（1）SmartFile tag
　　標(biāo)簽集成嗶嗶蜂鳴、LED提示，把標(biāo)簽粘貼在資產(chǎn)和文檔上，用于資產(chǎn)跟蹤點(diǎn)位。



　　（2）Master Reader
　　SmartFile 主控制器嚴(yán)格按照CE標(biāo)準(zhǔn)和ROHS 標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)和生產(chǎn)，符合香港安全防火條例的檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)。

　　（3）Slave Reader

　　定位器放置在指定的房間、文件柜、辦公桌，用于定位就近的文檔。嚴(yán)格按照CE標(biāo)準(zhǔn)和ROHS 標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)和生產(chǎn)。

　　4.軟件系統(tǒng)說明
     
　　現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)是基于Windows下的為三層架構(gòu)的軟件，包括服務(wù)器終端（Server.exe)，客戶終端(Client.exe)和Middle ADO Service Tool of SmartFile 。
     
　　安裝的測(cè)試軟件是smartfile reader test.exe。 此軟件是提供給安裝工程人員測(cè)試Master Reader信號(hào)是否覆蓋完成, Slave reader 是否安裝位置正確，以使定位準(zhǔn)確。
      
　　Slave reader查找軟件。此軟件用于安裝時(shí)填寫好Slave reader在地圖的位置，及提供尋找功能。系統(tǒng)維護(hù)人員，可通過此軟件迅速查找有問題的Slave reader的位置。

　　5、管理提升
     
　　自2009年中到現(xiàn)今為止，花旗銀行應(yīng)用Smartfile，每天成功調(diào)用文檔的時(shí)間從原來平均35分鐘，提升到3分鐘，而銷售人員的工作效率大大提高。
      資料室管理員每天進(jìn)行文檔盤點(diǎn)只需30分鐘，包括排查文檔異常情況，資料室管理員共三名，足以應(yīng)付300多名員工、5500份文檔的管理工作量。

　　革新變化：
       花旗銀行文檔交接流程，從原來的紙簽名，轉(zhuǎn)變到系統(tǒng)定位自動(dòng)記錄。
       資料室管理員從原來的條碼掃描，手工整理，轉(zhuǎn)變到一鍵獲取文檔使用報(bào)告。 OA郵件通知借用文檔轉(zhuǎn)變，直接調(diào)用Smartfile數(shù)據(jù)庫，3分鐘完成文檔借用。