西北大學(xué)摘要：隨著國(guó)家“放管服”政策的實(shí)施，高校科研經(jīng)費(fèi)管理在政策方面松綁減負(fù)效果明顯，但技術(shù)上“報(bào)銷難”問(wèn)題仍然存在。本文以XB大學(xué)為例，通過(guò)資產(chǎn)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)協(xié)同合作，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行了優(yōu)化，形成了財(cái)資一體化的管理模式，提高了財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理效率，提升了財(cái)務(wù)資產(chǎn)服務(wù)水平，強(qiáng)化了采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程管理的監(jiān)督與控制。關(guān)鍵詞：高校；放管服；財(cái)資一體化；管理實(shí)踐2014年以來(lái)，隨著“放管服”改革的不斷推進(jìn)，國(guó)家在科研經(jīng)費(fèi)管理方面出臺(tái)了《國(guó)務(wù)院關(guān)于改進(jìn)加強(qiáng)中央財(cái)政科研項(xiàng)目和資金管理的若干意見(jiàn)》《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于抓好賦予科研機(jī)構(gòu)和人員更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實(shí)工作的通知》《關(guān)于實(shí)行以增加知識(shí)價(jià)值為導(dǎo)向分配政策的若干意見(jiàn)》等一系列的政策文件，在科研經(jīng)費(fèi)報(bào)表和流程的簡(jiǎn)化、科目比例的限制、預(yù)算調(diào)整的權(quán)限、結(jié)余資金的留用以及收入分配等方面取得了較大的制度性創(chuàng)新，充分激發(fā)科研人員的積極性和創(chuàng)造性，為科研人員潛心研究營(yíng)造了良好的政策環(huán)境。高校資金規(guī)模的不斷擴(kuò)大、業(yè)務(wù)活動(dòng)日趨多樣化，以及新政府會(huì)計(jì)制度的實(shí)施，使得“報(bào)銷難”的問(wèn)題驟然加劇。財(cái)務(wù)人員壓力大，科研人員報(bào)銷體驗(yàn)感差，高校在財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理方面的存在的諸多問(wèn)題成為制約科研人員發(fā)展的絆腳石。“大智移云”等信息技術(shù)的快速發(fā)展，為高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的深入推進(jìn)提供了技術(shù)支撐，使得在高校通過(guò)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科研人員與財(cái)務(wù)、資產(chǎn)部門(mén)的協(xié)同管理、動(dòng)態(tài)監(jiān)控成為可能，推動(dòng)高校“放管服”政策的落地生效。一、高校采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)核算、資產(chǎn)管理現(xiàn)狀1、傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程在XB大學(xué)傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，科研人員在線上或線下采購(gòu)商品驗(yàn)收后，線上打印發(fā)票或線下索取發(fā)票后，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單或線下填制報(bào)銷單，持報(bào)銷單到經(jīng)費(fèi)主管部門(mén)審批后到資產(chǎn)部門(mén)建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，最后持經(jīng)審批后的報(bào)銷資料進(jìn)行線下投單或柜臺(tái)辦理報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)審核制單人員進(jìn)行線下審核制單后交銀行出納辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)，完成整個(gè)采購(gòu)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程。科研人員需要分別經(jīng)過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)費(fèi)主管部門(mén)、資產(chǎn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)四個(gè)不同的地方辦理相關(guān)手續(xù)，中間可能遇到不符合要求的情況反復(fù)申請(qǐng)，線下辦理手續(xù)較為復(fù)雜。具體如圖1所示。2、傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)報(bào)銷存在問(wèn)題（1）財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)分離，信息共享困難。科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理存在財(cái)務(wù)核算與對(duì)應(yīng)資產(chǎn)管理分離、跨部門(mén)溝通協(xié)調(diào)等問(wèn)題。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的日常核算，資產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)核算過(guò)程中涉及的固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等采購(gòu)、驗(yàn)收、建賬、日常維修、資產(chǎn)處置及殘值回收等。兩個(gè)部門(mén)分別負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)管理和資產(chǎn)管理，分別采用不同的管理軟件，各自獨(dú)立、互不相通，對(duì)信息化的需求不同，側(cè)重點(diǎn)不同，形成了“信息孤島”，資產(chǎn)采購(gòu)時(shí)需查詢科研經(jīng)費(fèi)是否有經(jīng)費(fèi)預(yù)算，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是否有余額，建賬時(shí)分別在資產(chǎn)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)記賬，處置時(shí)分別下賬，年終資產(chǎn)財(cái)務(wù)對(duì)賬工作量大，賬賬不符現(xiàn)象普遍，信息成本較高。（2）報(bào)銷審批流程復(fù)雜，服務(wù)效率低。科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷需要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及所在單位分別審批，金額較大的還需經(jīng)科研主管部門(mén)進(jìn)行審批，無(wú)論采購(gòu)、建賬還是資產(chǎn)報(bào)廢處置環(huán)節(jié)都需分別經(jīng)過(guò)資產(chǎn)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)管理部門(mén)，復(fù)雜的審批流程，造成各個(gè)部門(mén)之間的溝通與協(xié)調(diào)花費(fèi)大量的成本。同時(shí)，對(duì)于報(bào)銷人而言，因?yàn)閷徟l(fā)票或報(bào)銷支撐材料不足等原因，返單現(xiàn)象也較為普遍，財(cái)務(wù)服務(wù)效率低，成為財(cái)務(wù)服務(wù)能力提升的痛點(diǎn)。（3）線下審批銜接不暢，內(nèi)控管理弱。目前通過(guò)線下采購(gòu)、驗(yàn)收、建賬、報(bào)銷等多個(gè)環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理模式，各個(gè)環(huán)節(jié)審批銜接不暢，不但時(shí)間成本較高，也可能存在超額審批、虛開(kāi)發(fā)票甚至虛假交易等情況，人為操作缺少?gòu)?qiáng)制性約束和規(guī)范，內(nèi)部控制管理較弱，難以達(dá)到實(shí)時(shí)監(jiān)管的作用。二、高校財(cái)資一體化管理模式的總體框架設(shè)計(jì)1、設(shè)計(jì)目標(biāo)按照國(guó)家“放管服”政策有關(guān)要求，以解決財(cái)務(wù)報(bào)銷需求為導(dǎo)向，以流程優(yōu)化、重構(gòu)、再造為切入點(diǎn)，強(qiáng)化資產(chǎn)與財(cái)務(wù)的協(xié)同管理，破除深層次障礙，重點(diǎn)解決學(xué)校多校區(qū)辦公、體量大、辦事不方便的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，為廣大科研人員提供便捷、高效、規(guī)范的服務(wù)，提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平，加強(qiáng)資產(chǎn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制，完善監(jiān)督管理體系。2、設(shè)計(jì)思路通過(guò)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，強(qiáng)化資產(chǎn)與財(cái)務(wù)的協(xié)同管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)之間數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享和交互；通過(guò)搭建采購(gòu)平臺(tái)、財(cái)務(wù)資產(chǎn)對(duì)接系統(tǒng)，打通資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的信息壁壘，免去科研人員多部門(mén)跑路，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷線上一鍵操作，提高工作效率，改善財(cái)務(wù)服務(wù)體驗(yàn)；所有環(huán)節(jié)均通過(guò)線上審批，通過(guò)線上留痕，加強(qiáng)資產(chǎn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制。3、主要框架高校財(cái)務(wù)資產(chǎn)一體化管理模式主要是將財(cái)務(wù)管理和資產(chǎn)管理有效融合，主要框架如圖2。三、高校財(cái)資一體化管理模式的實(shí)踐探索1、財(cái)資一體化管理業(yè)務(wù)流程再造財(cái)資一體化管理模式建立的根本在于通過(guò)對(duì)資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)的全流程進(jìn)行重新梳理、整合、再造，解決資產(chǎn)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)之間信息數(shù)據(jù)不共享，交流不順暢，解決科研人員辦理科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷難的問(wèn)題。通過(guò)梳理，該系統(tǒng)可以滿足科研人員線上自助采購(gòu)、財(cái)務(wù)人員移動(dòng)終端審批，科研人員線上驗(yàn)收，并由資產(chǎn)管理人員進(jìn)行統(tǒng)一進(jìn)行資產(chǎn)登記，財(cái)務(wù)人員月底統(tǒng)一結(jié)賬，無(wú)須辦理報(bào)銷手續(xù)。具體流程如圖3。2、平臺(tái)搭建的幾個(gè)技術(shù)關(guān)鍵點(diǎn)（1）商品篩選要細(xì)致。采購(gòu)平臺(tái)上的商品不同于普通商城的產(chǎn)品，原則上應(yīng)是可以報(bào)銷的商品。因此，明確上架商品的范圍尤為重要，要對(duì)上架商品進(jìn)行較為細(xì)致的篩選。經(jīng)過(guò)篩選后的線上商品不但可以給科研人員選擇商品提供可行的選擇，也可以大大減少平臺(tái)審批的工作量。（2）審批設(shè)置要完整。確保線上線下審批一致，防止內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。從審批角度講，線上采購(gòu)只是方便師生采購(gòu)、報(bào)銷的平臺(tái)，同一類型業(yè)務(wù)的審批權(quán)限和流程不能因線上線下采購(gòu)而不同，這是報(bào)銷審批內(nèi)部控制完善的基本要求。線上審批權(quán)限的設(shè)置，應(yīng)該全面充分考慮線下審批變化多樣的采購(gòu)事項(xiàng)，有效防范采購(gòu)審批風(fēng)險(xiǎn)。（3）項(xiàng)目解凍是關(guān)鍵。按照新的財(cái)資一體化管理模式，當(dāng)所采購(gòu)商品完成交易后，月底財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一與采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行對(duì)賬，結(jié)賬，完成所有采購(gòu)交易，這時(shí)采購(gòu)平臺(tái)須完成的一個(gè)關(guān)鍵技術(shù)點(diǎn)就是解除前端對(duì)項(xiàng)目余額的解凍行為，否則會(huì)造成該項(xiàng)目余額無(wú)法繼續(xù)使用。同樣，發(fā)生退貨事項(xiàng)后，所購(gòu)商品的項(xiàng)目余額也要解凍，確保項(xiàng)目余額準(zhǔn)確無(wú)誤。3、財(cái)資一體化管理模式的實(shí)施成效（1）優(yōu)化了財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理流程。財(cái)資一體化管理模式的創(chuàng)新，是對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理流程的變革。對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)，通過(guò)該管理模式，可以將大量同類別業(yè)務(wù)合并按月進(jìn)行批處理，將財(cái)務(wù)審批前置，無(wú)需制單人員單獨(dú)審核，月末自動(dòng)生成批量業(yè)務(wù)憑證；對(duì)于銀行出納人員來(lái)說(shuō)，也無(wú)需再逐筆轉(zhuǎn)賬。同類業(yè)務(wù)的合并處理大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量。（2）提高了財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理效率。財(cái)資一體化管理模式，促進(jìn)了財(cái)務(wù)管理與資產(chǎn)管理的協(xié)同管理，信息化改變了采購(gòu)業(yè)務(wù)管理流程，簡(jiǎn)化了采購(gòu)、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)數(shù)據(jù)的收集和轉(zhuǎn)化，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理多主體的參與、相互牽制的內(nèi)部控制監(jiān)督管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息共享與交互，提升了財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理工作協(xié)同效率。（3）提升了財(cái)務(wù)資產(chǎn)服務(wù)質(zhì)量。構(gòu)建良好的財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理服務(wù)環(huán)境，是高校財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)一直追求的目標(biāo)之一。在財(cái)資一體化管理模式下，科研人員可登錄采購(gòu)管理平臺(tái)（電腦端或手機(jī)app端），隨時(shí)隨地進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，省去了與經(jīng)費(fèi)主管部門(mén)、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等部門(mén)的溝通與協(xié)調(diào)，簡(jiǎn)化了業(yè)務(wù)程序，節(jié)約了工作時(shí)間。無(wú)須進(jìn)行線下采購(gòu)、審批、報(bào)銷、固定資產(chǎn)建賬等程序，讓科研人員足不出戶享受采購(gòu)報(bào)銷一體化服務(wù)。（4）強(qiáng)化了過(guò)程管理的監(jiān)督與控制。風(fēng)險(xiǎn)的控制是科研項(xiàng)目管理和財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理的一個(gè)重要內(nèi)容，信息化平臺(tái)是降低風(fēng)險(xiǎn)的重要技術(shù)手段，通過(guò)業(yè)務(wù)流程、權(quán)限設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)化，數(shù)據(jù)的痕跡化、共享化，既能提高工作效率，又能減少人為因素，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在高校財(cái)資一體化管理模式下，采購(gòu)業(yè)務(wù)從采購(gòu)、審批到資產(chǎn)建賬和財(cái)務(wù)報(bào)銷，各個(gè)環(huán)節(jié)均在線上進(jìn)行，角色的職責(zé)和權(quán)限在各個(gè)環(huán)節(jié)都有監(jiān)管，進(jìn)一步強(qiáng)化了采購(gòu)業(yè)務(wù)的過(guò)程管理，加強(qiáng)了采購(gòu)行為管理的監(jiān)督和控制。四、不足與展望任何信息化的建設(shè)和發(fā)展都是在實(shí)踐中不斷探索和優(yōu)化，雖然XB大學(xué)的財(cái)資一體化管理模式實(shí)現(xiàn)了科研人員、財(cái)務(wù)和資產(chǎn)部門(mén)之間的協(xié)同管理，但還存在進(jìn)一步優(yōu)化的空間。比如：目前只引入了一家京東平臺(tái)，所選商品類別較為有限；固定資產(chǎn)建賬通過(guò)人工導(dǎo)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，沒(méi)有對(duì)接自動(dòng)生成固定資產(chǎn)卡片信息；新增項(xiàng)目類別審批模式需要系統(tǒng)后臺(tái)導(dǎo)入等。下一步擬將實(shí)驗(yàn)耗材、打印復(fù)印、差旅服務(wù)等采購(gòu)業(yè)務(wù)納入平臺(tái)，擴(kuò)大采購(gòu)范圍；將資產(chǎn)系統(tǒng)與采購(gòu)平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)自動(dòng)記賬等，與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者繼續(xù)溝通不斷豐富完善。